21세기 글로벌시대를 맞아 한의계도 국제적 활동이 많이 활발해졌다. 대학 및 여러 조직의 주관으로 3개국 이상이 참가하는 국제학술대회도 매년 여러 곳에서 개최되고, 분과학회에서도 외국학자를 초청하는 일을 드물지 않게 볼 수 있다.

한의학 관련 분야는 전 세계라 해도 다른 분야에 비해서는 인프라가 크지 않아 학자들도 한두 단계를 거치면 거의 서로 연결이 된다. 따라서 한 사람 한 사람의 한국에 대한 첫인상과 느낌이 국제화의 소중한 재산이 된다.

해외연자를 초청한다는 것이 주최 측은 항공료 숙박비 체류비 강사료 등 적지 않은 부담이 있고, 연자 입장에서도 본인의 시간, 장거리 여행 등을 고려하면 쉬운 결정은 아니다. 주변에서 때로는 연자 초청 및 섭외과정, 진행 등에 있어서 성심껏 열심히 일하면서도 경험 부족 등으로 의욕과 노력에 비해 사소한 일들로 실수나 오해를 받게 되는 경우를 보게 된다.

학창시절부터 ‘국제화’에 관심이 많았던 필자는 그동안 대학이나 병원을 방문한 외국인들을 안내하고, 국내 한의사로서는 비교적 많은 해외 학술대회 초청강연 및 회의 참석 등을 통해 얻은 경험들을 바탕으로 작은 ‘해외 학자 초청 매뉴얼’을 만들어 나누고자 한다.

외국어 편지는 원어민 수준의 검토를 받자

평소 외국어로 대화를 잘 한다고 해도, 대화체와 공식 문서의 어투는 다르다. 요즘엔 조금만 알아보면, 공식적으로든 사적으로든 원어민 수준의 검토를 받을 수 있는 기회가 주변에 많다. 필자가 존스홉킨스 의과대학에 근무하던 시절, 대학의 유명세 때문인지 방문 문의에 대한 영문 이메일을 상당수 받았다. 그 중에는 학생들이 해외탐방 프로그램에 지원하기 위해 나를 포함한 여러 기관의 다른 교수들에게도 동시에 보냈을 것으로 추정되는 것도 있었는데, 대체로는 잘 썼지만 몇몇 메일의 경우 외국인들이 본다면 본문을 다 읽기도 전에 바로 삭제될 수준도 있었다.

내용이 아무리 좋다 하여도, 기본적 문법이나 철자의 오류가 있다면 메일 전체에 대한 신뢰도가 떨어질 수밖에 없다. 또한 구어체와 문어체는 구분하여 정중히 써야 한다. Hello로 시작해서 Good bye로 끝나는 메일을 본 적도 있다. 첫 연락인 경우에는 연자와 연락처를 알게 된 경위도 설명하고, 메일의 마지막은 Thank you와 Sincerely로 마무리하는 것이 가장 무난하다.

이메일에 대한 회신을 신속히 하라

초청 수락을 하고 나면, 적어도 3~4통의 메일은 오가게 되는데, 메일을 받으면 일단 메일 수신에 대한 회신을 보내주어야 한다. 우리나라 회사에서 제공하는 메일은 대부분 ‘수신확인’ 기능이 별도로 있지만, 해외 회사인 구글 등은 ‘수신확인’ 기능이 없다. 필자도 이 점이 불편하여, 몇 차례 구글 고객센터에 이러한 기능을 추가해 달라고 제안했지만, 여전히 달라진 것은 없다. 참 편리한 기능인데 왜 없을까 고민한 적도 있지만, 외국 생활을 하면서 나름 이해하게 되었다.

외국은 대부분의 경우 별다른 내용이 없더라도 일단 메일을 잘 받았음을 회신을 통해 바로 보내주고, 출장이나 휴가 등으로 하루 이상 메일 회신을 하지 못할 경우에는 반드시 자동회신(auto-reply) 기능을 설정해 놓기 때문에 발신자가 직접 수신확인을 해야 할 필요성이 적다. 심지어 같은 사무실의 내 동료는 매주 금요일 퇴근 시에 전화의 자동음성 응답과 이메일 자동회신으로 주말동안에는 회신을 하지 못한다고 매번 설정하였다.

그만큼 메일 수신 및 응답은 중요하며, 만약 이메일 문의를 했는데, 며칠씩 아무런 응답이 없다면 암묵적 ‘거절’의 뜻으로 비춰질 수도 있다. 만약 즉각 답변할 수 있는 성격이 아닌 메일에 대해서는 일단 메일 수신하였음을 확인해 주고, 시간이 걸리는 이유와 언제까지 확답을 줄 수 있을 것인지에 대해 미리 알려만 주면 답변에 시간이 걸리더라도 오해는 없다. <계속>

<필자 약력> 
경희대학교 한의과대학 침구학교실 부교수
경희대학교 국제한의학교육원 교학부장
경희대학교 한의과대학 부속한방병원 국제진료실
미국 존스홉킨스 의과대학 임상연구원 및 전임교원 역임
미국 침술자격( NCCAOM ) 및 메릴랜드주 침술면허
WHO 전통의학 국제분류 기술자문위원
미국(AAMA, AAAOM), 독일(DAGFA), 일본(JSAM) 등 다수의 해외학회 초청 강연
미국 통합암학회 학술상, 대한침구학회 학술상, 대한한의학회 우수논문상
영국 Oxford 대학 eCAM 편집위원 역임대한한의사협회 국제위원회 위원
대한침구학회 국제홍보이사
한의안면성형학회 학술이사

대표저서 : Integrative Gastroenterology(2011년, Oxford University Press), Integrative Oncology(2008년, Humana Press), Saam Five Element Acupuncture(2009년, 영문판), 외 국내외 논문 다수